PROPUESTA TÉCNICA ADMINISTRATIVA
Tenemos el agrado de dirigirnos a ustedes para ofrecer nuestra Propuesta Técnica para la administración del Edificio. Ésta se resume en los siguientes servicios:
- Mantención Edificio
- Trabajos y arreglos
- Servicio a la Comunidad
- Manejo cuentas
- Personal
- Comité de Administración
Se realizarán visitas periódicas al Edificio. Estas visitas se realizarán en diferentes días y a distintos horarios, con la finalidad de poder revisar al personal y sus labores. En esas oportunidades se realizarán rondas por el Edificio, revisando las instalaciones, equipos, aseo, personal, etc.
Se estudiarán las mantenciones de los equipos que se realizan actualmente, se compararán con los presupuestos que se solicitarán con la finalidad de intentar obtener el mejor servicio al menor costo posible.
Realizar y mantener el aseo y la disponibilidad de los bienes y espacios comunes del edificio y controlar el estricto cumplimiento del Reglamento de Copropiedad por parte de los copropietarios o terceros que frecuenten el edificio.
Organizar, dirigir y contratar los servicios de seguridad que acuerde el Comité de Administración e inspeccionar y mantener los equipos y sistemas de extintores, red seca y húmeda, vías de evacuación, equipo electrógeno de emergencia y otros similares.
Realizar los actos necesarios para la mantención de los bienes de dominio común, tales como revisiones periódicas de orden técnico, aseo, lubricación y abastecimiento de los servicios, máquinas e instalaciones y la reposición de luminarias, ampolletas, accesorios, equipos y útiles pertinentes.
Proveer y mantener en estado de servicio los suministros de calefacción, agua potable, energía eléctrica, gas, teléfonos y similares.
Se revisará la póliza del seguro de incendios con que cuenta el edificio y los departamentos que no mantienen su departamento asegurado. Se cotizará el seguro con distintas compañías para elegir el más adecuado.
Sobre los trabajos y reparaciones a realizar, se pedirán tres presupuestos, los cuales serán presentados al Comité de Administración para realizar la elección. Esta gestión se realizará lo más rápido posible para solucionar los problemas a la brevedad a la Comunidad.
Proponemos mejorar la presentación de los gastos comunes, entregando éstos en sobres y con tres o más hojas, indicando en la primera los egresos del mes según clasificación. En una segunda página se entregará el monto a pagar por cada departamento. En ésta se entregará la información de todos los departamentos con el detalle de multas, porcentajes de participación, etc. Finalmente, en la tercera hoja se indicarán los montos del fondo de reserva, si correspondiese, un listado con los departamentos que mantengan deuda con la comunidad y un informativo sobre las gestiones realizadas.
En el sobre de los gastos comunes y al interior de éstos, aparecerán los teléfonos de nuestra oficina, correo electrónico, fax y dirección, con la finalidad de otorgar a los copropietarios distintas alternativas de comunicación, para facilitar la recepción de sus inquietudes y comentarios.
CIRCULO INMOBILIARIO LTDA. mantendrá un estricto control con los departamentos que se mantengan morosos en los gastos comunes. Las medidas a tomar se conversarán con el Comité de Administración para luego implementarlas.
Se mantendrá el libro de novedades del Edificio para que se puedan escribir en el las inquietudes de la Comunidad. El libro será revisado en cada visita al Edificio para responder estas inquietudes por escrito con copia al Presidente del Comité de Administración.
Se propondrá anualmente el Presupuesto de ingresos y egresos ordinarios y extraordinarios en su caso. Presupuestar, calcular periódicamente, cobrar, recaudar y administrar los recursos necesarios para satisfacer los gastos comunes y el Fondo de Reserva que debe formarse para este mismo objeto, ejerciendo al efecto las facultades que La Ley señala.
Se mantendrá informada a la comunidad sobre las acciones realizadas durante todos los meses. Esta información puede estar incluida en los gastos comunes o bien será entregada en forma separada.
Cumplir y hacer cumplir cabalmente los acuerdos del Comité de Administración y a la Asamblea de Copropietarios.
CIRCULO INMOBILIARIO LTDA. estará encargado de hacer las citaciones a las correspondientes asambleas, en las cuales la exposición de la Administración se realizará con un proyector para mostrar a la Comunidad las acciones realizadas. Esta labor se realizará siempre y cuando el Comité de Administración esté de acuerdo con la medida.
Abrir y operar la cuenta corriente bancaria para el manejo y administración de los fondos comunes.
Llevar la contabilidad pormenorizada de la Administración.
Confeccionar el Estado Anual de Cuentas y rendir cuenta de la misma al Comité de Administración y a la Asamblea de Copropietarios.
Se implementará un sistema de comprobantes de egresos e ingresos para hacer más transparente la gestión de CIRCULO INMOBILIARIO LTDA. y para facilitar la revisión de cuentas por parte del Comité o de terceros.
Pagar las remuneraciones del personal y sus costos provisionales.
Se realizarán calificaciones continuas a los trabajadores, de parte de ellos mismos, del Comité de Administración y de CIRCULO INMOBILIARIO LTDA. Esta labor tiene la finalidad de lograr el máximo de entrega por parte de los trabajadores. En caso de necesitar un nuevo empleado, éste será entrevistado por la Administración y se revisarán entre otras cosas su currículo, referencias y el correspondiente certificado de antecedentes.
Mantendremos una reunión mensual con el Comité de Administración para revisar las gestiones realizadas, las pendientes y las futuras.
En resumen, se asumen como labores de CIRCULO INMOBILIARIO LTDA. todas aquellas que sean parte de la Ley de Copropiedad Inmobiliaria.